I documenti conservati sono l’esito diretto della procedura giudiziaria che per secoli ha caratterizzato i tribunali, maggiori e minori, dello Stato pontificio e di molte realtà comunali italiane: il sistema dei libri d’atti e degli allegati, gli iura.
Libri d'atti
Quaderni e volumi che riportano l’andamento delle cause civili davanti alla cancelleria del pretore e del governatore. Per ogni giornata di udienza vengono registrate tutte le azioni condotte dalle parti in causa in sequenza cronologica. Fino al 1743 il libro d’atti riassume tutte le tipologie di azioni condotte davanti alla cancelleria, dopo tale data, in seguito alla riorganizzazione della procedura giudiziaria del cardinal Aldrovandi, vennero create altre tipologie di registri per semplificare la ricerca degli atti e delle cause, lasciando sui libri d’atti la sola registrazione del deposito di documenti in cancelleria.
Gli atti a cui fanno riferimento le registrazioni venivano raccolti in sequenza cronologica nella serie degli Iura.
La documentazione è organizzata cronologicamente per anno: fino alla metà del Seicento sono presenti volumi per ciascun quadrimestre di attività del notaio attuario a cui era affidata la registrazione degli atti (gennaio-aprile, maggio-agosto, settembre-dicembre), a volte per periodi anche più brevi; sono presenti volumi paralleli per il pretore, il governatore e in misura minore il giudice di appello; dalla seconda metà del Seicento e sempre più nel Settecento i volumi coprono un arco cronologico maggiore, fino ad arrivare all’intera annualità e sempre più spesso riuniscono nello stesso volume le cause condotte dal pretore e quelle del governatore. Buona parte dei quaderni e dei volumi, anche se non in modo sistematico fino alla seconda metà del Seicento, sono accompagnati da un indice alfabetico delle parti in causa. Tra questa documentazione, in particolare sulle coperte dei quaderni, sono stati rinvenuti i frammenti di manoscritti ebraici in pergamena.
Iura
Raccolte annuali degli allegati ai processi presentati dalle parti alla cancelleria del tribunale. Originariamente tali allegati venivano raccolti in filze annuali ordinate cronologicamente secondo la data di deposito alla cancelleria, parallelamente alla registrazione nei libri d’atti. Tra questi documenti si possono trovare atti notarili, lettere, suppliche, cedole, attestazioni di debito o credito, fogli di calcolo e ogni altro tipo di documento utile a testimoniare un diritto all'interno della procedura giudiziaria. Tra queste carte sono state rinvenute le attestazioni di documentazione in ebraico.
Il principale attore di questa pratica documentaria era il notaio attuario che riassumeva in sé le funzioni di verbalizzante, cancelliere e conservatore dei registri e dei libri d’atti che compilava ogni giorno
